Zacznij za darmo

Regulamin Stomoris

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA) stanowi integralną część niniejszego Regulaminu i jest opublikowana poniżej jako Załącznik nr 1.

Wersja 1.0 · Data przyjęcia dokumentu: 14 sierpnia 2026

I. Postanowienia ogólne

  1. Nasza platforma chmurowa („Usługa”) to specjalistyczne narzędzie pomocnicze oparte na algorytmach sztucznej inteligencji (AI), przeznaczone wyłącznie do automatycznej transkrypcji oraz strukturyzacji wypowiedzi głosowych. Algorytmy AI nie generują samodzielnie żadnych zaleceń medycznych, diagnoz, ani planów leczenia - ich rola ogranicza się wyłącznie do technicznego formatowania, porządkowania i streszczania informacji faktycznie przekazanych przed, w trakcie oraz po zakończeniu wizyty. Wygenerowane materiały stanowią dokument tekstowy, a odpowiedzialność za ich weryfikację merytoryczną, modyfikację oraz autoryzację ponosi wyłącznie Użytkownik. Rozwiązania Stomoris nie mają samoistnego celu medycznego, nie służą do diagnozowania, profilaktyki, monitorowania, przewidywania, prognozowania, leczenia lub łagodzenia choroby.
  2. Usługa jest świadczona przez STOMORIS spółka cywilna z siedzibą w Mosinie, ul. Leopolda Staffa 7, 62-050 Mosina, REGON: 545451189, NIP: w trakcie nadania.
  3. Publiczny Serwis może być przeglądany przez odwiedzających w celach informacyjnych. Funkcje Stomoris są przeznaczone wyłącznie dla Subskrybentów.
  4. Osoba, która nie jest Użytkownikiem, nie może korzystać z Funkcji Stomoris ani przesyłać, wprowadzać, nagrywać, transkrybować ani w inny sposób przetwarzać Informacji o stanie zdrowia pacjenta.
  5. Tworząc Konto lub korzystając z Funkcji Stomoris, Użytkownik potwierdza, że jest pracownikiem Subskrybenta lub jest upoważniony przez Subskrybenta do korzystania z Usługi. Co więcej, sam pracownik Kliniki może też być subskrybentem.
  6. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za zapewnienie, że korzystanie z Usługi jest dozwolone na mocy obowiązujących przepisów zawodowych, przepisów o prywatności, przepisów dotyczących ochrony zdrowia, prawa pracy i zasad organizacyjnych.
  7. Niniejszy Regulamin nie reguluje umowy między Użytkownikiem a pacjentem. Usługodawca nie jest dostawcą usług ochrony zdrowia dla pacjentów.
  8. Użytkownik pozostaje wyłącznie odpowiedzialny za usługi świadczone pacjentom oraz za treść dokumentacji medycznej, wszelkich przekazanych zaleceń, komunikacji z pacjentem lub decyzji klinicznych. Wszystkie treści muszą zostać zweryfikowane przez Użytkownika, w razie potrzeby edytowane i zatwierdzone przez Użytkownika przed wykorzystaniem w dokumentacji medycznej, komunikacji z pacjentem, procesie rozliczeniowym lub w kontekście klinicznym.
  9. Niniejszy Regulamin określa ogólne zasady i warunki dostępu do Serwisu, Platformy, kont użytkowników, subskrypcji, wsparcia i powiązanych usług elektronicznych oraz korzystania z nich.

II. Definicje

  1. Usługodawca - STOMORIS spółka cywilna z siedzibą w Mosinie, ul. Leopolda Staffa 7, 62-050 Mosina, REGON: 545451189, NIP: w trakcie nadania.
  2. Konto - elektroniczne konto utworzone przez Użytkownika w celu uzyskania dostępu do Platformy, identyfikowane za pomocą danych logowania i zawierające informacje o Użytkowniku i organizacji Użytkownika.
  3. Umowa - umowa między Subskrybentem a Usługodawcą dotycząca dostępu do Usługi i korzystania z niej, obejmująca niniejszy Regulamin oraz wszelkie obowiązujące subskrypcje.
  4. Treści - teksty, materiały, dokumentacja, szablony, wyniki oprogramowania, materiały informacyjne, grafiki, treści interfejsu użytkownika i inne materiały dostępne przez Usługę, w tym przede wszystkim Informacja dla pacjenta, Plan leczenia, Notatka medyczna, Zalecenia dla pacjenta i Informacja dla rejestracji.
  5. Funkcje Stomoris - funkcje wspierające nagrywanie, transkrypcję, generowanie projektów Treści, edytowanie, weryfikowanie, eksportowanie i kopiowanie projektów Treści
  6. Usługa elektroniczna - usługa świadczona elektronicznie przez Usługodawcę za pośrednictwem Serwisu lub Platformy.
  7. Użytkownik - użytkownik będący pracownikiem gabinetu stomatologicznego lub kliniki stomatologicznej lub innej organizacji stomatologicznej prowadzącej działalność leczniczą lub inna upoważniona przez Subskrybenta do korzystania z Usługi osoba. Subskrybent także może być Użytkownikiem.
  8. Subskrybent - osoba fizyczna będąca przedsiębiorcą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna korzystająca lub zamierzająca korzystać z Serwisu lub Usługi, która zawiera Umowę z Usługodawcą.
  9. System Stomoris - usługa oprogramowania wspomaganego przez AI, która wspiera stomatologów w transkrypcji konsultacji i przygotowywaniu projektów dokumentacji klinicznej do weryfikacji, edycji i zatwierdzenia przez Użytkownika.
  10. Informacja medyczna - wszelkie informacje wprowadzone, przesłane, nagrane, przetranskrybowane lub w inny sposób przetwarzane za pośrednictwem Usługi dotyczące pacjenta, w tym dane zdrowotne, nagrania głosowe, transkrypcje, notatki, podsumowania wizyt i inne informacje związane z pacjentem
  11. Informacje dla pacjenta - karta zawierająca streszczenie informacji podanych na wizycie i zaleceń oraz grafiki poglądowe oraz identyfikator pacjenta i równocześnie możliwy do wygenerowania dokument w formacie PNG zawierający te informacje. Informacja może zawierać także logo gabinetu Użytkownika;
  12. Plan leczenia - podsekcja Usługi i możliwy do wygenerowania dokument PDF zawierający identyfikator pacjenta, dane Użytkownika, datę wystawienia, datę ważności Planu, opis wykonanych czynności z możliwym podziałem na wizyty, harmonogram wizyt, cenę usługi, notatki (“uwagi”) oraz grafikę poglądową wykonanej czynności. może zawierać także logo gabinetu Użytkownika. Plan leczenia może zostać wygenerowany w różnych wariantach (możliwych czynności do wykonania, ceny itd.);
  13. Notatka medyczna - streszczenie wizyty wygenerowane na podstawie informacji wprowadzonych, przesłanych, nagranych, transkrybowanych lub w inny sposób przetwarzanych za pośrednictwem Usługi dotyczące pacjenta, w tym danych zdrowotne;
  14. Zalecenia dla pacjenta - informacja wygenerowana na podstawie informacji wprowadzonych, przesłanych, nagranych, transkrybowanych lub w inny sposób przetwarzanych za pośrednictwem Usługi dotyczące pacjenta, w tym danych zdrowotne. Zalecenia dla pacjenta nie zawierają jednak innych informacji co do dalszego postępowania niż informacje wprowadzone, przesłane, nagrane, transkrybowane lub w inny sposób przetwarzane na podstawie odbytej wizyty.
  15. Informacja dla rejestracji - notatka z dalszym postępowaniem administracyjnym wobec pacjenta wygenerowana na podstawie informacji wprowadzonych, przesłanych, nagranych, transkrybowanych lub w inny sposób przetwarzanych za pośrednictwem Usługi dotyczące pacjenta, w tym danych zdrowotne;
  16. Transkrypcja - surowy zapis rozmowy przeprowadzonej podczas wizyty Użytkownika, nagranej przez System Stomoris;
  17. Usługa - platforma oprogramowania jako usługi (SaaS) Stomoris obsługiwana przez Usługodawcę za odpowiednią subskrypcją.
  18. Cennik - aktualne plany subskrypcji, ceny, limity użytkowania i warunki płatności opublikowane w Serwisie lub udostępnione na Koncie.
  19. Podmiot przetwarzający - podmiot przetwarzający dane osobowe w imieniu innego podmiotu, zgodnie z RODO lub równoważnymi przepisami o ochronie danych.
  20. Subskrypcja - płatny lub bezpłatny dostęp do wybranych funkcji Usługi w ramach planu subskrypcji.
  21. Serwis - serwis internetowy dostępny pod adresem https://stomoris.com/.
  22. Platforma - aplikacja dostępna pod adresem https://app.stomoris.com/app.
  23. Siła wyższa - oznacza wszelkie zdarzenia lub okoliczności nieprzewidywalne bądź też niemożliwe do uniknięcia mimo możliwości ich przewidzenia, które w sposób istotny i negatywny mogą wpłynąć na wywiązywanie się Stron z obowiązków wynikających z Umowy, w szczególności: klęski żywiołowe, pożar, powódź, trzęsienie ziemi, działania wojenne, zamieszki, atak terrorystyczny, powszechne awarie sieci energetycznych lub telekomunikacyjnych, ataki cybernetyczne o szerokim zasięgu, strajki generalne lub lokauty (z wyłączeniem strajków ograniczonych do pracowników danej Strony), decyzje organów władzy publicznej, zmiany prawa uniemożliwiające świadczenie Usługi lub inne podobne zdarzenia o takim charakterze;
  24. Strony - strony Umowy: Usługodawca i Subskrybent.

III. Opis usługi

  1. Usługa zapewnia wybrane funkcje oprogramowania, które mogą obejmować:
    1. nagrywanie dźwięku (rozmowy przy konsultacji stomatologicznej lub notatka głosowa z podsumowaniem);
    2. przesłanie gotowego pliku dźwiękowego (rozmowy przy konsultacji stomatologicznej lub notatka głosowa z podsumowaniem);
    3. transkrypcję mowy na tekst;
    4. wspomagane przez AI generowanie następujących treści na podstawie informacji dostarczonych przez Użytkownika:
      1. projektów Informacji dla pacjenta w formie PNG do pobrania;
      2. projektów Planu leczenia w formie PDF do pobrania;
      3. projektów Notatki medycznej w formie tekstu w aplikacji możliwego do skopiowania;
      4. projektów Zaleceń dla pacjenta w formie tekstu w aplikacji możliwego do skopiowania;
      5. projektów Informacji dla rejestracji;
      6. grafik poglądowych dołączonych do Treści (grafiki nie zawierają danych pacjenta, w tym danych biometrycznych);
    5. edytowanie, weryfikowanie, eksportowanie i kopiowanie projektów Treści;
    6. zarządzanie kontem Użytkownika;
    7. zarządzanie subskrypcją i rozliczeniami;
    8. wsparcie i komunikację administracyjną.
  2. Użytkownik, w celu nieprzerwanego dostępu do Usługi, musi posiadać sprzęt elektroniczny, na którym możliwe będzie zalogowanie się na Platformę, łącze sieci internetowej, zainstalowaną przeglądarkę oraz włączoną funkcję nagrywania (mikrofon) wbudowaną w sprzęt elektroniczny.
  3. Usługodawca zastrzega, że Usługa może być aktualizowana, zmieniana, ograniczana, rozszerzana lub wycofywana zgodnie z niniejszym Regulaminem. Nowe lub zmodyfikowane funkcje mogą podlegać dodatkowym warunkom, opłatom lub konfiguracjom.
  4. Funkcje Stomoris nie świadczą o zastosowaniu medycznym systemu Stomoris. Mają zaś zastosowanie administracyjne - wsparcie Użytkowników w sporządzaniu dokumentacji. Nie są przeznaczone do zastępowania osądu zawodowego ani do samodzielnego ustalania diagnozy, profilaktyki, leczenia, przepisywania leków, skierowań, monitorowania, rokowania ani innych kwestii klinicznych. Użytkownik pozostaje wyłącznie odpowiedzialny za wprowadzone do systemu dane, za poprawność zgodnie z aktualną wiedzą medyczną, za poprawne oznaczenie Treści zgodnie z danymi pacjenta. Usługa nie zastępuje osądu zawodowego, oceny ani odpowiedzialności Użytkownika. Użytkownik pozostaje wyłącznie odpowiedzialny za wszelkie decyzje medyczne, oceny kliniczne, komunikację z pacjentem, decyzje rozliczeniowe i końcową dokumentację medyczną.
  5. Informacje medyczne pacjenta przetwarzane za pośrednictwem Usługi nie są domyślnie wykorzystywane do szkolenia, dostrajania ani ulepszania modeli AI lub uczenia maszynowego. Informacje zwrotne przekazywane przez Użytkowników mogą być wykorzystywane do ulepszania Usługi, pod warunkiem że takie informacje zwrotne nie powinny zawierać Informacji o stanie zdrowia pacjenta, chyba że odrębna umowa na to zezwala.
  6. Informacje dla pacjenta zawierają:
    • Notatkę ze streszczeniem wizyty i zaleceniami, która generowana jest przez System Stomoris tylko i wyłącznie na podstawie informacji zgromadzonych podczas wizyty i nagranych przez System Stomoris,
    • Treści graficzne wygenerowane przez sztuczną inteligencję oraz ich oznaczenie wraz z ich oznakowaniem w formacie nadającym się do odczytu maszynowego i wykrywalne jako sztucznie wygenerowane lub zmanipulowane,
    • Miejsce na kod wizyty,
    • Identyfikator pacjenta,
    • Wyjaśnienie: “Karta powstała przy pomocy administracyjnego systemu sztucznej inteligencji. Za wszelkie umieszczone informacje medyczne odpowiada wystawiający kartę lekarz. W razie wątpliwości, skonsultuj się z lekarzem”.
    • Miejsce na kod recepty,
    • Miejsce na termin kolejnej wizyty,
    • Grafikę poglądową wykonanej czynności.
  7. Plan leczenia zawiera:
    • Treści graficzne wygenerowane przez sztuczną inteligencję oraz ich oznaczenie wraz z ich oznakowaniem w formacie nadającym się do odczytu maszynowego i wykrywalne jako sztucznie wygenerowane lub zmanipulowane,
    • Wyjaśnienie: “Plan powstał przy pomocy administracyjnego systemu sztucznej inteligencji. Za wszelkie umieszczone informacje medyczne odpowiada wystawiający kartę lekarz. W razie wątpliwości, skonsultuj się z lekarzem”.
    • Identyfikator pacjenta,
    • Dane Użytkownika,
    • Datę wystawienia,
    • Datę ważności Planu,
    • Opis wykonanych czynności z możliwym podziałem na wizyty,
    • Harmonogram wizyt,
    • Cenę usługi,
    • Notatki (“uwagi”)
  8. Treści mogą być wygenerowane w dwóch wariantach: standardowym i szczegółowym.
  9. Subskrybent może w dowolnym momencie w trakcie okresu obowiązywania Subskrypcji zmienić pakiet Subskrypcji na wyższy, zamówić dodatkowe funkcjonalności lub zwiększyć liczbę uprawnionych Użytkowników (jeśli zwiększenie tej liczby nie jest uwzględnione w pakiecie subskrypcji Usługi Subskrybenta), po uprzednim wyraźnym wyrażeniu zgody na dodatkową płatność i zapoznaniu się z aktualną ceną wskazaną w Cenniku lub w procesie zamówienia. Zwiększenie zakresu Usługi (zmiana pakietu na wyższy, dodatkowe funkcjonalności lub dodatkowe miejsca) następuje niezwłocznie, a należna opłata jest naliczana według aktualnie obowiązujących stawek wskazanych w Cenniku, proporcjonalnie do pozostałej części bieżącego okresu subskrypcji, i pobierana przy zamówieniu. Zmiana pakietu na niższy oraz rezygnacja z dodatkowych funkcjonalności lub miejsc następuje ze skutkiem na koniec bieżącego okresu subskrypcji, bez zwrotu opłaty za okres bieżący; liczby uprawnionych Użytkowników nie można przy tym obniżyć poniżej liczby Użytkowników aktualnie do nich przypisanych. Zwiększony zakres Usługi odnawia się wraz z subskrypcją, o ile Subskrybent nie zrezygnuje z niego przed początkiem kolejnego okresu subskrypcji.

IV. Odpowiedzialność Subskrybenta i Użytkownika

  1. Subskrybent zobowiązany jest zaznajomić każdego Użytkownika z zasadami opisanymi w niniejszym Regulaminie. Na Subskrybencie spoczywa odpowiedzialność przed Usługodawcą za prawidłowe korzystanie z Usługi, także za Użytkowników związanych z Subskrybentem. Jednocześnie należy wskazać, że w modelu Stomoris każdy użytkownik korzystający z konta Subskrybenta jest zobowiązany do zapoznania się z regulaminem i zatwierdzenia jego treści.
  2. Użytkownik i Subskrybent musi korzystać z Usługi zgodnie z jej przeznaczeniem, niniejszym Regulaminem, obowiązującymi przepisami, obowiązkami zawodowymi, zasadami ochrony danych i dobrymi praktykami. Użytkownik jest w szczególności zobowiązany do:
    1. podawania dokładnych i zgodnych z prawem informacji;
    2. korzystania z Usługi wyłącznie w autoryzowanych celach zawodowych lub organizacyjnych;
    3. prowadzenia odpowiednich lokalnych rejestrów i kopii dokumentacji medycznej zgodnie z wymogami prawa;
    4. zapewnienia, że personel korzystający z Usługi jest przeszkolony i upoważniony;
    5. ochrony danych logowania do Konta i zapobiegania nieautoryzowanemu dostępowi;
    6. współpracy z Usługodawcą w kwestiach bezpieczeństwa, prywatności, jakości i regulacyjnych;
    7. uzyskanie wszelkich zgód od pacjentów wymaganych na podstawie prawa medycznego i ochrony danych osobowych.
  3. Subskrybent ponosi wyłączną odpowiedzialność za uzyskanie wszelkich zgód pacjentów, powiadomień, upoważnień i zatwierdzeń wymaganych na mocy obowiązujących przepisów, zasad zawodowych i wewnętrznych polityk Subskrybenta przed nagrywaniem, transkrybowaniem, przesyłaniem lub innym przetwarzaniem Informacji o stanie zdrowia pacjenta za pośrednictwem Usługi.
  4. Zaleca się uzyskanie pisemnej zgody pacjenta przed rozpoczęciem używania Systemu Stomoris, tj. Przed rozpoczęciem wizyty oraz zawarcie informacji o używaniu Systemu Stomoris w miejscu ogólnodostępnym dla pacjentów danego Subskrybenta.
  5. Przed rozpoczęciem nagrywania lub sesji dokumentacji wspomaganej przez AI Użytkownik musi potwierdzić w Usłudze, że uzyskano wszystkie wymagane zgody i powiadomienia pacjentów.
  6. Funkcjonalność rozdzielenia głosów (diaryzacji) jest opcjonalna. W trakcie nagrywania, w celu ułatwienia transkrypcji, Użytkownik musi przekazać pacjentowi instrukcję w celu identyfikacji mówców w systemie (mówca 1 - Użytkownik, mówca 2 - pacjent). Pacjent musi aktywnie uczestniczyć w takiej identyfikacji. Identyfikacja ta nie zawiera danych osobowych oraz danych wrażliwych i nie stanowi identyfikacji biometrycznej.
  7. Usługodawca nie przechowuje ani nie zarządza zapisami zgód pacjentów, może jednak przechowywać wyłącznie zdarzenie potwierdzenia przez Użytkownika, tam gdzie jest to wdrożone, w celach audytu i zapewnienia zgodności.
  8. Użytkownik musi ręcznie przeglądać, edytować, weryfikować i zatwierdzać wszystkie wyniki generowane przez Usługę, w tym przede wszystkim Treści przed ich wykorzystaniem w dokumentacji medycznej, komunikacji z pacjentem, procesie rozliczeniowym lub kontekście klinicznym.
  9. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że Usługa korzysta z technologii sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego. Wyniki generowane przez Usługę mogą być niedokładne, niekompletne, nieodpowiednie, przestarzałe, stronnicze, nieodpowiednie dla konkretnego kontekstu pacjenta lub niezgodne ze źródłową konsultacją.
  10. Użytkownik nie może wykonywać następujących działań:
    1. korzystania z Usługi jako wyłącznej podstawy jakiejkolwiek decyzji klinicznej, diagnostycznej, terapeutycznej, dotyczącej przepisania leków, skierowania;
    2. przesyłania Informacji medycznej bez prawnego upoważnienia, wymaganych powiadomień i wymaganych zgód;
    3. prób inżynierii odwrotnej, dekompilacji, dezasemblacji, omijania zabezpieczeń lub zakłócania Usługi;
    4. prób modyfikacji, rozwoju, adaptacji Systemu Stomoris lub jego komponentów;
    5. korzystania z Usługi w celu generowania treści niezgodnych z prawem, wprowadzających w błąd, dyskryminacyjnych lub szkodliwych;
    6. przesyłania Informacji medycznych do wsparcia, analityki, marketingu lub innych kanałów niezatwierdzonych do tego celu;
    7. korzystania z Usługi w sposób narażający Usługodawcę, Użytkowników, pacjentów lub osoby trzecie na możliwe do uniknięcia zagrożenia cyberbezpieczeństwa lub prywatności;
    8. fałszywego przedstawiania Usługi jako zapewniającej diagnozę, zalecenia terapeutyczne, porady medyczne lub autonomiczne decyzje kliniczne;
    9. umieszczania informacji umożliwiających identyfikację pacjenta w e-mailach do wsparcia, formularzach marketingowych, zdarzeniach analitycznych, raportach o błędach, zrzutach ekranu ani innych kanałach nieprzeznaczonych do przetwarzania Informacji medycznej;
    10. przesyłania ani wprowadzania Informacji medycznej do Systemu Stomoris, z wyłączeniem podania takich informacji w trakcie transkrybowanej wizyty;
    11. usunięcia lub modyfikacji z projektu Treści oznaczenia wraz z ich oznakowaniem w formacie nadającym się do odczytu maszynowego i wykrywalne jako sztucznie wygenerowane lub zmanipulowane oraz powyżej opisanego wyjaśnienia.
  11. W przypadku Subskrybenta / Użytkownika będącego przedsiębiorcą, Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności wobec Subskrybenta lub Użytkownika ani osób działających w ich imieniu lub za ich pośrednictwem za szkody wynikające z:
    1. korzystania z Usługi w sposób niezgodny z Umową, przeznaczeniem lub instrukcjami Usługodawcy i Regulaminem;
    2. błędnych, niepełnych lub wprowadzających w błąd danych lub informacji dostarczonych przez Subskrybenta lub Użytkownika;
    3. przetwarzania przez Subskrybenta lub Użytkownika treści lub danych niezgodnych z prawem, w szczególności naruszających prawa własności intelektualnej, RODO, porządek publiczny lub dobre obyczaje;
    4. zdarzeń pozostających poza rozsądną kontrolą Usługodawcy (Siła Wyższa) na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie;
    5. Pozostałych działań niedozwolonych określonych w podpunkcie 9;
    6. Usługodawca nie ponosi również odpowiedzialności za decyzje biznesowe, kliniczne lub inne działania Subskrybenta/Usługodawcy podjęte na podstawie danych lub informacji wprowadzonych przez niego do Usługi, z zastrzeżeniem, że niniejsze postanowienie nie wyłącza odpowiedzialności Usługodawcy za szkody wyrządzone umyślnie ani odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
  12. Subskrybent, jako podmiot stosujący w rozumieniu Aktu o sztucznej inteligencji (AI Act), ponosi wyłączną odpowiedzialność za zgodność z art. 50 AI Act treści przekazywanych pacjentowi (w szczególności Informacji dla pacjenta oraz Planu leczenia). Usługodawca wspiera Subskrybenta w realizacji tych obowiązków, automatycznie oznaczając wygenerowane materiały – w tym grafiki poglądowe – oficjalnymi ikonami udostępnionymi przez Komisję Europejską:

    Subskrybent i Użytkownik w żaden sposób nie są uprawnieni do modyfikowania tych ikon, zmiany ich miejsca czy ich całkowitego usunięcia, chyba że zastosowane przez Subskrybenta/Użytkownika rozwiązania zapewniają pełną zgodność z obowiązkami przejrzystości zgodnie z AI Act.

  13. Usługa Stomoris stanowi oprogramowanie pomocnicze przeznaczone wyłącznie do celów administracyjnych, transkrypcji oraz porządkowania informacji. W przypadku stwierdzenia przez właściwy organ państwowy, sąd lub organ Unii Europejskiej, że Usługa, w całości lub w odniesieniu do dowolnej z jej funkcji, podlega reżimowi prawnemu wyrobów medycznych (w szczególności na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/745 - MDR), Usługodawca zastrzega sobie prawo do:
    1. natychmiastowej modyfikacji, ograniczenia lub usunięcia poszczególnych funkcji Usługi w celu zapewnienia pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, lub
    2. czasowego lub trwałego zawieszenia świadczenia Usługi (w całości lub w części) do czasu uzyskania wymaganych certyfikatów, zgłoszeń lub spełnienia innych wymogów regulacyjnych.
  14. Wobec Subskrybentów i Użytkowników (B2B), wprowadzenie modyfikacji, ograniczeń lub zawieszenie świadczenia Usługi na podstawie ust. 13 powyżej nie stanowi niewykonania ani nienależytego wykonania Umowy i nie rodzi po stronie Usługodawcy odpowiedzialności odszkodowawczej (w tym z tytułu utraconych korzyści) ani obowiązku zapłaty jakichkolwiek kar umownych. W przypadku trwałego zawieszenia Usługi, Subskrybentowi przysługuje wyłącznie zwrot proporcjonalnej części opłaty subskrypcyjnej uiszczonej z góry za niewykorzystany okres.

V. Konto użytkownika

  1. Do zawarcia Umowy o świadczenie Usługi dochodzi z chwilą utworzenia Konta przez Użytkownika / Subskrybenta i akceptacji niniejszego Regulaminu poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola (checkboxa) w procesie rejestracji na Platformie.
  2. Aby uzyskać dostęp do Platformy, Użytkownik musi utworzyć Konto i podać wymagane dane rejestracyjne, w tym imię i nazwisko, adres e-mail, hasło, oraz, w stosownych przypadkach, informacje o organizacji i rozliczeniach.
  3. Konto może wyświetlać profil: indywidualny oraz gabinetowy (wspólny).
  4. Subskrybent/ Użytkownik musi podawać dokładne, kompletne i aktualne informacje oraz aktualizować dane Konta w przypadku ich zmiany.
  5. Subskrybent/ Użytkownik ponosi odpowiedzialność za zachowanie poufności danych logowania i za wszelką aktywność na Koncie.
  6. Subskrybent musi niezwłocznie powiadomić Usługodawcę o podejrzewanym nieautoryzowanym dostępie do Konta, naruszeniu danych logowania lub incydencie bezpieczeństwa.
  7. Subskrybent/ Użytkownik nie może udostępniać indywidualnych danych logowania innej osobie.
  8. Usługodawca może weryfikować status Subskrybenta/ Użytkownika, rolę zawodową, przynależność organizacyjną lub informacje rozliczeniowe, gdy jest to uzasadnione ze względów bezpieczeństwa, zgodności, zapobiegania oszustwom lub administrowania subskrypcją.
  9. Usługodawca może zawiesić lub ograniczyć dostęp do Konta w przypadku podejrzewanego naruszenia niniejszego Regulaminu, zagrożenia bezpieczeństwa, bezprawnego korzystania, niezapłaconych opłat, nieprawidłowych informacji, nieautoryzowanego korzystania lub ryzyka regulacyjnego.
  10. Usługodawca nie ingeruje w stosunki między Subskrybentem a Użytkownikiem związane z odpowiedzialnością za używanie Systemu Stomoris.

VI. Płatności

  1. Usługa może być świadczona w ramach planów próbnych lub płatnych. Zakres, limity, ceny i okresy rozliczeniowe są określone w Cenniku, procesie zamówienia, ustawieniach Konta lub odrębnej umowie.
  2. Opłaty mogą być pobierane miesięcznie, kwartalnie, rocznie lub w innym uzgodnionym cyklu rozliczeniowym.
  3. Opłaty są pobierane z góry, chyba że uzgodniono inaczej.
  4. Cena podana jest w walucie złoty polski (PLN).
  5. Podatki mogą być doliczane lub obliczane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym VAT, GST, podatek sprzedaży lub podobne podatki.
  6. Może być konieczne podanie nazwy firmy, adresu rozliczeniowego, numeru identyfikacji podatkowej, numeru VAT, numeru GST lub innych informacji rozliczeniowych wymaganych do fakturowania.
  7. Płatność dokonuje się poprzez system Stripe.
  8. Umowa zawierana jest na czas nieokreślony z miesięcznymi okresami rozliczeniowymi.
  9. Subskrypcja odnawia się automatycznie na kolejny miesiąc, chyba że Subskrybent zrezygnuje z Subskrypcji przed końcem bieżącego okresu rozliczeniowego. Subskrybent może w każdym czasie zakończyć Subskrypcję poprzez wybór odpowiedniej opcji (np. Anuluj subskrypcję”) na Platformie. Rezygnacja jest skuteczna na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego i zapobiega naliczeniu opłat za kolejny okres. Opłaty uiszczone za okresy rozliczeniowe rozpoczęte przed dniem rezygnacji nie podlegają zwrotowi, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.
  10. Usługodawca może zawiesić dostęp do płatnych funkcji, jeśli płatność jest zaległa lub przetwarzanie płatności nie powiedzie się.
  11. Na platformie dostępna jest historia płatności. Faktury są wysyłane na adres e-mail użytkownika.

VII. Własność intelektualna

  1. Wszystkie prawa do Treści w Serwisie, Platformie, oprogramowania, interfejsu użytkownika, przepływu pracy pomiędzy komponentami Systemu Stomoris, szablonów, dokumentacji, know-how, projektów, znaków towarowych, patentów, wzorów użytkowych, treści i innych materiałów należą do Usługodawcy lub jego licencjodawców, z wyjątkiem materiałów dostarczonych przez Użytkownika w postaci nagrania oraz ręcznie wpisanych notatek, korekt czy innych informacji. Nic w Umowie nie może być interpretowane jako przeniesienie takich praw, w całości lub w części, na Subskrybenta.
  2. Subskrybent udziela Usługodawcy niewyłącznej, ogólnoświatowej, zbywalnej i wolnej od opłat licencji na czas obowiązywania Umowy na przechowywanie, kopiowanie, przetwarzanie i inne wykorzystanie danych i informacji w zakresie niezbędnym do świadczenia, utrzymania, zabezpieczenia, wsparcia, rozwijania i ulepszania Usługi oraz do tworzenia zbiorczych i zanonimizowanych statystyk i analiz. Usługodawca może wykorzystywać i zachowywać zbiorcze lub zanonimizowane dane, statystyki, analizy oraz wyniki uzyskane z korzystania z Usługi w trakcie i po zakończeniu obowiązywania Umowy, na potrzeby rozwoju produktów, analiz, benchmarkingu oraz innych celów biznesowych, pod warunkiem, że materiały te nie identyfikują Subskrybenta, Użytkowników ani żadnego pacjenta i nie stanowią danych wrażliwych, chyba że obowiązujące bezwzględnie przepisy stanowią inaczej.
  3. Poprzez subskrypcję Usługi, za obowiązującą opłatą, Subskrybent uzyskuje ograniczoną, niewyłączną, nieprzenoszalną, nie podlegającą sublicencjonowaniu licencję na dostęp i korzystanie z Usługi przez obowiązujący okres subskrypcji do wewnętrznych celów zawodowych lub organizacyjnych Użytkownika na terenie Polski, które muszą być zgodne z niniejszym Regulaminem.
  4. Subskrybent/Użytkownik nie może kopiować, dystrybuować, sprzedawać, wynajmować, sublicencjonować, modyfikować, tłumaczyć, poddawać inżynierii odwrotnej, dekompilować ani tworzyć dzieł pochodnych Usługi, z wyjątkiem przypadków dozwolonych przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.
  5. Subskrybent przyznaje Usługodawcy prawo do przetwarzania materiałów dostarczonych przez Subskrybenta/Użytkownika wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia, zabezpieczania, wspierania i ulepszania Usługi zgodnie z niniejszym Regulaminem i obowiązującymi dokumentami dotyczącymi prywatności. Subskrybent odpowiada za możliwość przyznania tego prawa.

VIII. Newsletter

  1. Usługodawca może prowadzić newsletter, podawać do informacji aktualizacje produktów i inne materiały informacyjne, które nie stanowią porad medycznych, prawnych, regulacyjnych ani zawodowych.
  2. Subskrypcja newslettera jest dobrowolna. Subskrybent może zrezygnować z subskrypcji za pomocą łącza w e-mailu lub kontaktując się z Usługodawcą.
  3. Komunikacja marketingowa jest wysyłana zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi komunikacji elektronicznej i prywatności.

IX. Kontakt z Usługodawcą, reklamacje i incydenty bezpieczeństwa

  1. Wszelkie sprawy związane z Usługą należy kierować na adres e-mail Usługodawcy: kontakt@stomoris.com, na adres przedsiębiorstwa: ul. Leopolda Staffa 7, 62-050 Mosina lub pod numerem telefonu 739062831.
  2. Usługodawca może świadczyć wsparcie za pośrednictwem poczty elektronicznej, wiadomości w produkcie, materiałów centrum pomocy, systemów obsługi zgłoszeń lub innych kanałów. Użytkownicy nie mogą umieszczać Informacji o stanie zdrowia pacjenta w zgłoszeniach do wsparcia.
  3. Usługa jest świadczona ciągle, w danym okresie rozliczeniowym. Usługodawca świadczy jednak wsparcie w kwestiach technicznych w dni robocze między 8:00 a 17:00 czasu CEST, z wyłączeniem polskich dni ustawowo wolnych od pracy
  4. Reklamacje związane z funkcjonowaniem Serwisu, Platformy, Usługi lub Umowy mogą być składane pocztą elektroniczną na adres wskazany w pkt 1 lub na adres przedsiębiorstwa: ul. Leopolda Staffa 7, 62-050 Mosina.
  5. Reklamacja powinna zawierać opis problemu, datę jego wystąpienia, oczekiwane rozwiązanie i dane kontaktowe. Wymagania te mają charakter zaleceń i nie wpływają na skuteczność reklamacji złożonej bez ich spełnienia.
  6. Usługodawca ustosunkuje się do reklamacji bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni kalendarzowych od jej otrzymania, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa wymagają krótszego terminu lub kwestia wymaga dodatkowego dochodzenia.
  7. Subskrybent musi niezwłocznie powiadomić Usługodawcę jeśli dowie się o jakimkolwiek podejrzewanym błędzie, wadzie, niebezpiecznym wyniku, skardze, niekorzystnym incydencie, naruszeniu prywatności, problemie z bezpieczeństwem lub potencjalnym problemie z Usługą, który może wpłynąć na bezpieczeństwo pacjentów, dokładność dokumentacji, ochronę danych, cyberbezpieczeństwo lub zgodność z przepisami. Powiadomienia należy przesyłać na adres e-mail lub adres przedsiębiorcy wskazane w niniejszym Regulaminie. W takim przypadku, Usługodawca może przeprowadzać dodatkowe dochodzenie w sprawie takich zgłoszeń i może żądać dodatkowych informacji, a Subskrybent ma obowiązek współpracować z Usługodawcą w celu rozwiązania problemu.

X. Obowiązki związane z Aktem o usługach cyfrowych dla Usługi

  1. Usługodawca wyznacza adres e-mail kontakt@stomoris.com jako pojedynczy elektroniczny punkt kontaktowy dla komunikacji z odbiorcami usług, organami państw członkowskich, Komisją Europejską i Europejską Radą ds. Usług Cyfrowych. Komunikacja powinna odbywać się w języku polskim lub angielskim. Subskrybenci i Użytkownicy mogą składać skargi lub sprzeciwy dotyczące decyzji o moderacji do tego samego punktu kontaktowego.
  2. Zgłoszenia dotyczące nielegalnych treści powinny zawierać uzasadnione wyjaśnienie, dokładną lokalizację elektroniczną, dane kontaktowe osoby zgłaszającej, jeśli są wymagane, oraz oświadczenie, że zgłoszenie jest dokonywane w dobrej wierze.
  3. Usługodawca może moderować, usuwać, wyłączać dostęp, ograniczać widoczność lub w inny sposób działać w odniesieniu do treści, które są niezgodne z prawem, naruszają niniejszy Regulamin, stwarzają zagrożenie bezpieczeństwa, naruszają prawa osób trzecich lub stwarzają ryzyko prawne.
  4. Usługodawca poinformuje zgłaszającego o otrzymaniu zgłoszenia i o decyzji w sprawie zgłoszonej treści bez zbędnej zwłoki.
  5. W przypadku:
    1. ograniczenia w zakresie widoczności określonych informacji przekazywanych przez dostawcę usługi, w tym usuwanie treści, uniemożliwianie dostępu do treści lub depozycjonowanie treści;
    2. zawieszenia, zakończenia lub innego ograniczenia płatności pieniężnych;
    3. zawieszenia lub zakończenia świadczenia Usługi w całości lub w części;

    Usługodawca powiadomi o tym zainteresowanym wraz z uzasadnieniem takiej decyzji.

XI. Tajemnica przedsiębiorstwa

  1. Subskrybent jest świadomy, że Usługa zawiera tajemnice przedsiębiorstwa oraz inne informacje poufne należące do Usługodawcy. Subskrybent zobowiązuje się zatem nie udostępniać Usługi żadnej osobie trzeciej bez pisemnej zgody Usługodawcy oraz podejmować wszelkie rozsądne środki, aby zapewnić, że tajemnice przedsiębiorstwa i inne informacje poufne nie zostaną ujawnione osobom trzecim. Obie Strony zobowiązują się nie ujawniać osobom trzecim, bez zgody drugiej Strony, informacji dotyczących działalności przedsiębiorstwa drugiej Strony, które można uznać za tajemnicę przedsiębiorstwa lub informacje objęte ustawowym obowiązkiem zachowania poufności. Informacje, które którakolwiek Strona oznaczy jako poufne, zawsze są traktowane jako tajemnica przedsiębiorstwa.
  2. Obowiązek zachowania poufności wynikający z niniejszego punktu nie ma zastosowania do tajemnic przedsiębiorstwa ani innych informacji poufnych, co do których odbiorca może wykazać, że:
    1. były mu już znane w chwili ich otrzymania;
    2. są lub stały się powszechnie znane w inny sposób niż wskutek naruszenia Umowy;
    3. zostały otrzymane od osoby trzeciej, która zgodnie z prawem je pozyskała i nie jest zobowiązana do ograniczenia ich ujawniania wobec Usługodawcy; lub
    4. muszą zostać ujawnione z mocy orzeczenia sądu, decyzji organu publicznego lub bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
  3. Każda Strona zobowiązuje się w odpowiedni sposób nałożyć na swoich pracowników i konsultantów warunki i postanowienia dotyczące korzystania z Usługi oraz obowiązek zachowania poufności określony powyżej w niniejszym punkcie. Subskrybent będący przedsiębiorcą zapewnia, że wszyscy zaangażowani podwykonawcy, wraz z ich pracownikami uczestniczącymi w realizacji zlecenia, podpiszą umowę o zachowaniu poufności zawierającą odpowiadające postanowienia. Subskrybent będący przedsiębiorcą ponosi odpowiedzialność wobec Usługodawcy za działania swoich pracowników, kontrahentów i konsultantów oraz za ich przestrzeganie powyższych postanowień.

XII. Siła wyższa

  1. W przypadku Subskrybentów będących przedsiębiorcami:
    1. Jeżeli i w zakresie, w jakim wykonanie przez którąkolwiek ze Stron jej zobowiązań wynikających z Umowy jest uniemożliwione lub opóźnione z powodu Siły Wyższej, Strona ta nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub opóźnienie w wykonaniu tych zobowiązań przez okres trwania Siły Wyższej, pod warunkiem niezwłocznego (7 dni) poinformowania drugiej Strony o wystąpieniu Siły Wyższej oraz podjęcia racjonalnych działań w celu ograniczenia jej skutków.
    2. W czasie trwania Siły Wyższej obowiązek świadczenia Usługi ulega zawieszeniu w zakresie, w jakim świadczenie stało się niemożliwe lub nadmiernie utrudnione z przyczyn związanych z Siłą Wyższą. W odniesieniu do miesięcznych okresów rozliczeniowych opłaty za Usługę podlegają odpowiedniemu obniżeniu lub nie są naliczane w zakresie, w jakim Usługa nie była świadczona w danym okresie rozliczeniowym, chyba że Strony uzgodnią inaczej. Klient zachowuje prawo do zakończenia Subskrypcji na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego zgodnie z postanowieniami Umowy.
    3. Jeżeli Siła Wyższa uniemożliwia świadczenie Usługi w całości lub w istotnej części przez nieprzerwany okres obejmujący miesiąc okresu rozliczeniowego, każda ze Stron może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego, za pisemnym powiadomieniem drugiej Strony. W takim przypadku Subskrybent zobowiązany jest do zapłaty opłaty za Usługę należnej za okresy rozliczeniowe, w których Usługa była świadczona, a Strony nie będą uprawnione do dochodzenia od siebie dalszych roszczeń z tytułu niewykonania Umowy w zakresie objętym Siłą Wyższą, z wyjątkiem obowiązku rozliczenia świadczeń już spełnionych.

XIII. Cennik

  1. Plany i ceny
    1. Usługa jest świadczona w dwóch planach płatnych: „Notatki" oraz „Komplet".
    2. Ceny planów (kwoty netto, powiększane o podatek VAT według stawki 23%, w walucie złoty polski (PLN), w rozliczeniu miesięcznym) wynoszą:
      1. Plan „Notatki" - 200 zł miesięcznie;
      2. Plan „Komplet" - 350 zł miesięcznie.
    3. Plan „Notatki" obejmuje:
      1. notatkę medyczną z każdej wizyty;
      2. transkrypcję na żywo oraz z wgranego pliku audio;
      3. rozpoznawanie mówców (rozróżnienie wypowiedzi lekarza i pacjenta);
      4. notatkę dopasowaną do typu wizyty;
      5. regulację poziomu szczegółowości notatki;
      6. możliwość poprawek i dogrywek bez tworzenia notatki od nowa.
    4. Plan „Komplet" obejmuje wszystkie funkcje planu „Notatki" oraz dodatkowo:
      1. informacje dla pacjenta z zaleceniami, z logo i kolorami gabinetu;
      2. plan leczenia rozpisany na wizyty wraz z cenami (wyceny pobierane z cennika gabinetu);
      3. materiały (informacje dla pacjenta i plan leczenia) gotowe do druku w formacie PDF.
    5. W ramach subskrypcji zbiorczej (dla gabinetu lub kliniki) obowiązują te same ceny za pojedyncze miejsce. Właściciel nabywa pulę miejsc odrębnie dla planu „Notatki" i odrębnie dla planu „Komplet" oraz przypisuje je poszczególnym członkom zespołu.
  2. Okres próbny
    1. Przed wyborem planu płatnego Użytkownik może korzystać z bezpłatnego okresu próbnego.
    2. Okres próbny trwa 7 dni albo obejmuje 20 wizyt - w zależności od tego, które ze zdarzeń nastąpi wcześniej. Okres próbny może zostać wydłużony ze względu na promocje.
  3. Limity korzystania z Usługi
    1. Limit uczciwego korzystania (fair use) - rozliczany w kroczącym oknie 30 dni. Po jego przekroczeniu przetwarzanie nowych nagrań zostaje czasowo wstrzymane. Wysokość progu ustala Usługodawca.
    2. Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku audio przesyłanego do Usługi wynosi 250 MB.

XIV. Postanowienia końcowe

  1. Usługodawca dokłada wszelkich starań w celu zapewnienia prawidłowego i nieprzerwanego działania Usługi. Jednakże, mogą wystąpić błędy, przerwy, okna konserwacyjne i awarie techniczne niezależne od Usługodawcy.
  2. Usługodawca może przeprowadzać planowane prace konserwacyjne i dołoży uzasadnionych starań, aby planować je w godzinach minimalizujących niedogodności.
  3. Usługodawca może aktualizować, modyfikować, zastępować, ograniczać lub wycofywać funkcje w Serwisie i na Platformie, gdy jest to uzasadnione ze względów bezpieczeństwa, zgodności, rozwoju produktu, wymogów prawnych lub operacyjnych.
  4. Regulamin może ulec zmianie w przypadku zaistnienia ważnych przyczyn, w szczególności:
    1. zmiany przepisów prawa mających bezpośredni wpływ na Serwis, Platformę lub świadczone Usługi,
    2. wydania orzeczeń sądów lub decyzji organów administracji publicznej wpływających na świadczenie Usług,
    3. konieczności wprowadzenia zmian technicznych, organizacyjnych lub bezpieczeństwa, mających na celu poprawę funkcjonowania Serwisu lub ochronę użytkowników.
  5. O treści istotnych zmian Regulaminu każdy Subskrybent zostanie poinformowany z odpowiednim wyprzedzeniem, poprzez umieszczenie stosownej informacji na stronie Serwisu oraz, w przypadku Subskrybentów posiadających Konta Użytkowników, poprzez przesłanie wiadomości na adres poczty elektronicznej przypisany do Konta, chyba że natychmiastowe wprowadzenie zmian jest wymagane przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa lub względy bezpieczeństwa i nie wpływa negatywnie na dostęp do Usługi.
  6. Usługodawca może zawiesić, ograniczyć lub zakończyć dostęp do Usługi, gdy jest to uzasadnione, w tym gdy:
    1. Użytkownik narusza niniejszy Regulamin, Umowę, lub obowiązujące prawo;
    2. płatność jest zaległa lub przetwarzanie płatności nie powiedzie się;
    3. Użytkownik podaje nieprawidłowe informacje lub nie przechodzi weryfikacji;
    4. dalszy dostęp stwarza zagrożenie bezpieczeństwa, prywatności, prawne, regulacyjne lub dla bezpieczeństwa pacjentów;
    5. Użytkownik nadużywa Usługi lub próbuje ominąć zabezpieczenia;
    6. Usługodawca jest zobowiązany do tego przez prawo, organ regulacyjny, sąd lub właściwy organ.
  7. Takie ograniczenie lub zawieszenie nie zwalnia Subskrybenta z obowiązku uiszczania należnych opłat na podstawie Umowy. W przypadku Subskrybentów będących przedsiębiorcami, Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty lub szkody wynikające z takiego ograniczenia lub zawieszenia, z wyjątkiem szkód spowodowanych rażącym niedbalstwem lub umyślnym działaniem Usługodawcy.
  8. Subskrybent może anulować subskrypcję lub zażądać usunięcia Konta zgodnie z ustawieniami Konta lub kontaktując się z pomocą techniczną. Rozwiązanie umowy nie wpływa na nabyte prawa, zobowiązania płatnicze ani postanowienia, które mają przetrwać rozwiązanie umowy, z zastrzeżeniem postanowień o Sile Wyższej.
  9. W przypadku Subskrybentów zawierających umowę jako przedsiębiorcy, Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utracone zyski, utracone przychody, utratę dobrej woli, szkody pośrednie, szkody wynikowe ani szkody wynikające z nadużycia przez Użytkownika, bezprawnego korzystania, nieautoryzowanego korzystania lub braku weryfikacji wyników, w zakresie dozwolonym przez prawo. Odpowiedzialność Usługodawcy, niezależnie od podstawy prawnej (z wyjątkiem przypadków, w których bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa wyłączają ograniczenie odpowiedzialności) jest ograniczona do kwoty opłat zapłaconych przez Subskrybenta będącego przedsiębiorcą na rzecz Usługodawcy za korzystanie z Usługi w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie dające podstawę do odpowiedzialności.
  10. Żadne postanowienie niniejszego Regulaminu nie wyłącza odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
  11. Kwestie nieuregulowane w niniejszym Regulaminie podlegają powszechnie obowiązującym przepisom prawa polskiego.
  12. Spory z Subskrybentami i Użytkownikami będącymi przedsiębiorcami są rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.
  13. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA) jest integralną częścią Regulaminu Stomoris oraz została sporządzona w celu zapewnienia zgodności z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO), w szczególności art. 28 RODO.
  14. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania.
Załącznik nr 1 Regulaminu Stomoris

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA)

Niniejsza umowa stanowi integralną część Regulaminu Stomoris oraz została sporządzona w celu zapewnienia zgodności z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO), w szczególności art. 28 RODO.

I. Strony Umowy

Administratorem danych jest Subskrybent Platformy Stomoris (lekarz dentysta, indywidualna praktyka lekarska lub klinika/gabinet stomatologiczny) korzystający z Platformy Stomoris.

Podmiotem przetwarzającym („Procesorem”) jest Stomoris (dostawca aplikacji webowej w modelu SaaS).

II. Przetwarzane dane osobowe przez Procesora

Procesor przetwarza następujące kategorie Danych Osobowych:

  1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe Pacjentów:
    • Imię i nazwisko / Identyfikator (kod) pacjenta w systemie Administratora,
    • Wiek / Data urodzenia (opcjonalnie),
    • Płeć (opcjonalnie),
    • PESEL (opcjonalnie, na potrzeby dokumentacji stomatologicznej),
    • Adres e-mail lub numer telefonu (opcjonalnie, w przypadku generowania i wysyłki zaleceń lub planów leczenia),
    • Dane opiekuna prawnego (w przypadku pacjentów małoletnich): imię i nazwisko, dane kontaktowe, relacja z pacjentem (opcjonalnie).
  2. Dane z przebiegu konsultacji i leczenia stomatologicznego (szczególne kategorie danych - Art. 9 RODO):
    • Przejściowy strumień audio / nagranie głosu z przebiegu wizyty stomatologicznej (przetwarzany wyłącznie w chmurze w czasie rzeczywistym w celu zamiany mowy na tekst - nie jest zapisywany ani archiwizowany na serwerach Procesora po zakończeniu transkrypcji),
    • Transkrypcja wypowiedzi z przebiegu wizyty (tekstowy surowy zapis ustnych ustaleń i wypowiedzi lekarza oraz pacjenta),
    • Informacje medyczne zawarte w wypowiedziach (stan zdrowia jamy ustnej i uzębienia, zgłaszane dolegliwości i objawy, przebyte zabiegi, rozpoznania, diagnozy oraz przeciwwskazania),
    • Projekty Notatek Medycznych (streszczenia przebiegu wizyty, wykonanych procedur stomatologicznych i użytych materiałów/leków),
    • Projekty Zaleceń dla Pacjenta (streszczenia zaleceń pozabiegowych, dawkowanie i nazwy leków wypowiedziane przez lekarza podczas konsultacji, instrukcje higieniczno-pielęgnacyjne),
    • Projekty Planów Leczenia (opis wykonanych i planowanych czynności stomatologicznych, proponowany harmonogram wizyt, szacowane koszty oraz uwagi kliniczne),
    • Projekty Informacji dla Pacjenta (streszczenia przebiegu wizyty, wykonanych procedur stomatologicznych, użytych materiałów/leków oraz instrukcje higieniczno-pielęgnacyjne),
    • Projekty Informacji dla Rejestracji (podsumowania techniczne i organizacyjne z przebiegu wizyty),
    • Wygenerowane karty pacjenta w postaci pliku graficznego (wizualne odwzorowanie danych z wizyty wraz z oznaczeniami gabinetu, zapisywane jako obraz w chmurowej przestrzeni dyskowej),
    • Pośrednie dane robocze powstające w trakcie tworzenia notatki (ustrukturyzowane fakty kliniczne wyodrębnione z transkrypcji, informacje o brakujących danych, podział wypowiedzi na sekcje oraz status uzupełnienia kontekstu wizyty).

Przetwarzane dane obejmują szczególne kategorie danych osobowych (art. 9 RODO). Administrator (Gabinet/Lekarz) odpowiada za zapewnienie właściwej podstawy prawnej do ich przetwarzania w Platformie (np. realizacja świadczeń zdrowotnych na podstawie zgody pacjenta zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO).

IV. Przetwarzanie na udokumentowane polecenie Administratora

Stomoris przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora - co dotyczy również przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej - chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Procesor. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Procesor informuje Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.

Strony uzgadniają, że udokumentowanym poleceniem Administratora jest w szczególności zawarcie niniejszej Umowy, akceptacja Regulaminu oraz każde bieżące uruchomienie funkcji Platformy przez Użytkownika.

V. Obowiązki Stomoris

Środki bezpieczeństwa

Procesor zobowiązuje się do zachowania należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych oraz do wdrażania i stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających poziom bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

W szczególności Stomoris stosuje:

I. ŚRODKI TECHNICZNE

II. ŚRODKI ORGANIZACYJNE

III. KONTROLA FIZYCZNA DANYCH

Upoważnienia do przetwarzania

Procesor zobowiązuje się dopuścić do przetwarzania Danych Osobowych wyłącznie osoby działające z jego upoważnienia, posiadające odpowiednie przeszkolenie z zakresu ochrony danych osobowych.

Poufność

Stomoris zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zostały zobowiązane do zachowania poufności (w tym tajemnicy informacji medycznych) lub podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy, zarówno w trakcie trwania zatrudnienia/współpracy z Procesorem, jak i po jego ustaniu.

Sub-procesorzy (dalsze powierzenie przetwarzania danych osobowych)

Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Procesora z usług innych podmiotów przetwarzających (Podprocesorów) wyszczególnionych w Załączniku nr 1 do niniejszej Umowy. Procesor poinformuje Administratora o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia Podprocesorów z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni, dając Administratorowi możliwość wniesienia sprzeciwu z ważnych przyczyn dotyczących ochrony danych.

Sprzeciw należy wnieść na adres e-mail: kontakt@stomoris.com lub na adres wykonywania działalności ul. Leopolda Staffa 7, 62-050 Mosina.

Realizacja praw osób, których dane dotyczą

Stomoris, biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomaga Administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą (w tym Pacjentów), w zakresie wykonywania ich praw określonych w rozdziale III RODO.

Zgłaszanie naruszeń ochrony danych

Procesor po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych zgłasza je Administratorowi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od powzięcia wiadomości o naruszeniu. Zgłoszenie przesyłane jest na adres e-mail Administratora przypisany do Konta w Platformie i zawiera informacje niezbędne do wypełnienia przez Administratora obowiązków zgłoszeniowych wynikających z art. 33 RODO.

VI. Przekazywanie danych do Państw Trzecich (poza UE/EOG)

Co do zasady dane osobowe (w tym baza danych oraz pliki) są przechowywane i przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

W celu realizacji Usługi, Stomoris może przekazywać wybrane kategorie danych do podmiotów przetwarzających (Sub-procesorów) mających siedzibę poza EOG.

Przekazywanie Danych Osobowych do państwa trzeciego odbywa się w pełnej zgodności z wymogami Rozdziału V RODO, m.in. na podstawie:

Zgodnie z wytycznymi Europejskiej Rady Ochrony Danych (EROD), Procesor stosuje dodatkowe środki techniczne zabezpieczające transfer, w tym w szczególności pseudonimizację danych przekazywanych do modeli AI.

Tabela transferów danych poza UE/EOG

Podmiot (Podprocesor) Siedziba podmiotu Rola i zakres przetwarzania w Stomoris Podstawa prawna transferu z RODO Mechanizm legalizujący transfer
Google LLC / Google Ireland Ltd USA / Irlandia Przetwarzanie zpseudoanonimizowanego tekstu przez modele językowe Gemini (generowanie notatek, zaleceń, planów leczenia) Art. 45 ust. 1 RODO (Decyzja KE o odpowiednim poziomie ochrony) Aktywny wpis na liście DPF (Data Privacy Framework) + Google Cloud DPA (art. 28 RODO)
Stripe, Inc. / Stripe Payments Europe Ltd USA / Irlandia Obsługa płatności subskrypcyjnych i rozliczeń z lekarzami/klinikami Art. 45 ust. 1 RODO (Decyzja KE o odpowiednim poziomie ochrony) Aktywny wpis na liście DPF (Data Privacy Framework) + Stripe DPA (art. 28 RODO)
Soniox Inc. USA Automatyczna transkrypcja mowy na tekst (Speech-to-Text) ze strumienia audio Art. 46 ust. 2 lit. c RODO (Odpowiednie zabezpieczenia) Umowa DPA + Standardowe Klauzule Umowne (SCC)
Modal Labs, Inc. USA Backend serwerowej aplikacji - serwerowa logika, orkiestracja przetwarzania. Art. 46 ust. 2 lit. c RODO (Odpowiednie zabezpieczenia) Umowa DPA + Standardowe Klauzule Umowne (SCC)
Supabase Pte. Ltd Singapur (infra w UE - Irlandia) Baza danych, obsługa kont i autentykacja użytkowników Art. 46 ust. 2 lit. c RODO (Odpowiednie zabezpieczenia) Umowa DPA + Standardowe Klauzule Umowne (SCC)

Tabelę można przewijać w bok.

VII. Pomoc w wywiązywaniu się z obowiązków Administratora

Procesor, uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga Administratorowi w wywiązywaniu się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO, poprzez:

  1. Zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania (art. 32 RODO). Wdrożenie i stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, w tym pseudonimizacji danych przed przesłaniem do modeli AI, przejściowego przetwarzania audio bez trwałej archiwizacji oraz szyfrowania transmisji i baz danych.
  2. Obsługę naruszeń ochrony danych osobowych (art. 33-34 RODO):
    1. Powiadomienie: Zgłoszenie Administratorowi każdego stwierdzonego Naruszenia Ochrony Danych Osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od powzięcia wiadomości o naruszeniu.
    2. Zakres informacji: Dostarczenie Administratorowi szczegółów dotyczących charakteru naruszenia, kategorii i przybliżonej liczby wpisów/osób oraz proponowanych środków naprawczych (zgodnie z art. 33 ust. 3 RODO).
    3. Wsparcie: Współpracę z Administratorem przy ustalaniu przyczyn naruszenia, mitygacji jego skutków oraz przygotowywaniu zawiadomień dla UODO lub Pacjentów (jeśli naruszenie stwarza wysokie ryzyko dla ich praw).
  3. Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA) oraz uprzednie konsultacje (art. 35-36 RODO): Udzielenie Administratorowi niezbędnych informacji i wyjaśnień dotyczących architektury systemu Stomoris, stosowanych algorytmów, podprocesorów oraz środków bezpieczeństwa - w przypadku gdy Administrator przeprowadza ocenę skutków dla ochrony danych lub konsultacje z organem nadzorczym.

VIII. Audyty i prawo do informacji

Procesor udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO oraz w niniejszej Umowie, w szczególności poprzez udostępnienie dokumentacji informacyjnej dotyczącej architektury bezpieczeństwa Platformy Stomoris, stosowanych Podprocesorów oraz certyfikatów lub raportów z audytów bezpieczeństwa (w zakresie, w jakim Procesor je posiada).

Procesor umożliwia Administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczynia się do nich, na następujących zasadach.

  1. Audyt zdalny / dokumentowy (forma podstawowa). W pierwszej kolejności audyt realizowany jest poprzez weryfikację oraz analizę dostarczonej dokumentacji i raportów.
  2. Audyt na miejscu. Z uwagi na chmurowy charakter usługi (SaaS) oraz brak przetwarzania danych w fizycznej siedzibie Procesora, inspekcja na miejscu w infrastrukturze technicznej Procesora lub jego Podprocesorów może nastąpić wyłącznie w uzasadnionych przypadkach.
  3. Procedura audytu. Administrator poinformuje Procesora o zamiarze przeprowadzenia audytu na miejscu z wyprzedzeniem co najmniej 21 dni roboczych, uzgadniając termin, zakres oraz plan audytu, tak aby nie zakłócać bieżącej działalności operacyjnej Procesora i nie naruszać zasady poufności danych innych klientów Platformy.
  4. Raport z audytu. Administrator lub upoważniony przez niego audytor zobowiązani są do sporządzenia pisemnego raportu z przeprowadzonego audytu oraz do jego niezwłocznego udostępnienia Procesorowi (Stomoris) po zakończeniu czynności audytowych. Ustalenia zawarte w raporcie stanowią informacje poufne Stomoris.

Procesor niezwłocznie informuje Administratora, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie lub instrukcja audytowa stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów Unii Europejskiej lub prawa polskiego o ochronie danych.

IX. Zakończenie umowy i retencja danych

Obowiązek usunięcia lub zwrotu danych

Po zakończeniu świadczenia Usług lub rozwiązaniu Umowy, Procesor - według wyboru Administratora - usuwa lub zwraca Administratorowi wszelkie powierzone Dane Osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że obowiązek dalszego przechowywania Danych Osobowych wynika z odrębnych, bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa Unii Europejskiej lub prawa polskiego (w szczególności przepisów podatkowych, rachunkowych lub dotyczących przedawnienia roszczeń).

Procedura oraz zasady zwrotu danych

Procedura oraz zasady usunięcia danych

Przejściowe przetwarzanie strumienia audio

Strumień audio oraz nagrania głosu z przebiegu wizyt są przetwarzane wyłącznie w czasie rzeczywistym w celu wykonania transkrypcji mowy na tekst. Nagrania te są niezwłocznie i automatycznie kasowane po zakończeniu procesu transkrypcji i nigdy nie są zapisywane ani archiwizowane na serwerach Procesora, co wyklucza możliwość ich późniejszego zwrotu lub odzyskania.

X. Odpowiedzialność Stron

Odpowiedzialność Procesora

  1. Procesor ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone Administratorowi lub osobom trzecim wskutek przetwarzania Danych Osobowych naruszającego przepisy RODO lub postanowienia niniejszej Umowy, wywołane bezpośrednio z jego winy.
  2. Zgodnie z art. 82 ust. 3 RODO, Procesor zostaje zwolniony z odpowiedzialności za szkodę, jeżeli udowodni, że w żaden sposób nie ponosi odpowiedzialności (winy) za zdarzenie, które doprowadziło do powstania szkody.
  3. Procesor nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z działania na wyraźne i udokumentowane polecenie lub instrukcję Administratora, w szczególności gdy przed wykonaniem polecenia Procesor poinformował Administratora, że w jego ocenie polecenie to narusza przepisy RODO lub inne przepisy o ochronie danych.

Odpowiedzialność Administratora

Administrator ponosi pełną i wyłączną odpowiedzialność za:

  1. Posiadanie oraz zapewnienie odpowiednich i ważnych podstaw prawnych (w tym w szczególności zgód Pacjentów lub ich opiekunów prawnych zgodnie z art. 6 i art. 9 RODO) do przetwarzania Danych Osobowych w Platformie Stomoris.
  2. Prawidłowe i terminowe spełnienie obowiązku informacyjnego wobec Pacjentów (zgodnie z art. 13 i 14 RODO), w tym poinformowanie ich o wykorzystaniu narzędzi AI oraz powierzeniu danych Procesorowi.
  3. Prawidłową i samodzielną weryfikację, edycję oraz autoryzację wszystkich wygenerowanych przez AI projektów dokumentacji przed ich wprowadzeniem do oficjalnej dokumentacji medycznej lub przekazaniem Pacjentowi.
  4. Terminowe i kompletne realizowanie praw osób, których dane dotyczą (w tym prawa dostępu, sprostowania, usunięcia czy ograniczenia przetwarzania danych Pacjentów).
  5. Dokonywanie zgłoszeń naruszeń ochrony danych osobowych do właściwego organu nadzorczego (UODO) oraz zawiadamianie Pacjentów, których dane dotyczą, jeśli naruszenie stwarza wysokie ryzyko dla ich praw i wolności.

Ograniczenie odpowiedzialności Procesora

  1. Łączna odpowiedzialność Procesora wobec Administratora z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, w tym z tytułu naruszenia zasad przetwarzania Danych Osobowych, zostaje ograniczona do kwoty faktycznie opłaconej przez Administratora z tytułu Subskrypcji w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę (lub łącznej opłaty za cały okres trwania Umowy, jeśli trwała ona krócej).
  2. Ograniczenie odpowiedzialności, o którym mowa w ust. 1 powyżej, nie ma zastosowania w przypadku:
    1. szkód wyrządzonych umyślnie przez Procesora,
    2. szkód będących następstwem rażącego niedbalstwa Procesora,
    3. bezpośrednich roszczeń odszkodowawczych wnoszonych przez osoby trzecie (Pacjentów) na podstawie art. 82 RODO, za które Procesor ponosi odpowiedzialność na zasadach określonych w przepisach RODO.

XI. Postanowienia końcowe

Zmiany Umowy

  1. Procesor zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Umowie w przypadku wystąpienia uzasadnionych przyczyn, w szczególności:
    1. zmiany przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych lub praw pacjenta (w tym RODO, ustaw krajowych lub wytycznych organów nadzorczych),
    2. aktualizacji listy Podprocesorów (z zachowaniem procedury powiadamiania i prawa do sprzeciwu określonej w niniejszej Umowie),
    3. modyfikacji lub aktualizacji stosowanych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo przetwarzania danych.
  2. O planowanych zmianach Umowy Administrator zostanie powiadomiony z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni przed dniem ich wejścia w życie za pośrednictwem wiadomości e-mail przysłanej na adres przypisany do Konta lub poprzez Dedykowany Komunikat w Platformie Stomoris.
  3. W przypadku braku akceptacji proponowanych zmian, Administrator ma prawo rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym na dzień poprzedzający wejście w życie nowych postanowień, składając oświadczenie w formie e-mailowej. Brak zgłoszenia sprzeciwu lub rezygnacji przed dniem wejścia poprawek w życie uznaje się za akceptację nowej treści Umowy.

Prawo właściwe

  1. Niniejsza Umowa podlega prawu polskiemu oraz przepisom prawa Unii Europejskiej (w tym w szczególności bezpośrednio stosowanym przepisom RODO).
  2. W kwestiach nieuregulowanych w niniejszej Umowie zastosowanie mają odpowiednie przepisy Regulaminu Platformy Stomoris, RODO oraz Kodeksu Cywilnego.

Rozstrzyganie sporów

  1. Wszelkie spory wynikające z niniejszej Umowy lub z nią związane Strony będą się starały rozwiązywać polubownie.
  2. W przypadku braku możliwości polubownego rozwiązania sporu, sądem wyłącznie właściwym do jego rozstrzygnięcia będzie sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Procesora.
  3. Postanowienie ust. 2 nie narusza bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa dotyczących właściwości sądów w sprawach z udziałem konsumentów lub osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, gdy przepisy te przyznają im uprawnienie do wytoczenia powództwa przed inny sąd.
Załącznik do umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA)

Lista Subprocesorów

Podmiot (Podprocesor) Siedziba / Lokalizacja Zakres i cel przetwarzania Podstawa transferu / Bezpieczeństwo
OVH Sp. z o.o. / OVHcloud Francja / UE (EOG) Hosting statycznego frontendu, oraz infrastruktura chmurowa. Umowa DPA art. 28 RODO, dane przechowywane w EOG.
Supabase Pte. Ltd Singapur Przechowywanie i zarządzanie bazą danych i autentykacja użytkowników (Backend-as-a-Service). Umowa DPA, szyfrowanie danych w spoczynku i w transporcie.
Soniox Inc. USA Automatyczna transkrypcja mowy na tekst (Speech-to-Text). Przetwarzanie przejściowe strumienia audio. Umowa DPA, Standardowe Klauzule Umowne (SCC), brak zapisywania nagrań po transkrypcji.
Modal Labs, Inc. USA Backend serwerowej aplikacji - serwerowa logika, orkiestracja przetwarzania. Umowa DPA, Standardowe Klauzule Umowne (SCC), przetwarzanie w pamięci RAM bez trwałej archiwizacji.
Google Ireland Limited / Google LLC Irlandia / USA Przetwarzanie zpseudoanonimizowanego tekstu przez modele językowe Gemini (Google Processor Services). Google Cloud DPA, Data Privacy Framework / SCC, zakaz trenowania modeli na danych klientów.
Stripe Payments Europe, Ltd / Stripe, LLC Irlandia / USA Obsługa płatności subskrypcyjnych i rozliczeń z Subskrybentami (dotyczy danych rozliczeniowych lekarzy/klinik). Stripe DPA, certyfikacja PCI-DSS, Data Privacy Framework.

Tabelę można przewijać w bok.